Sistema Kanban maximiza la eficiencia de tus equipos de trabajo

EL Tablero Kanban es un método para gestionar el trabajo intelectual con énfasis en la entrega “justo a tiempo”, mientras NO se sobrecarguen a los miembros del equipo.

Cuando se trata de identificar oportunidades de mejora, los miembros de su equipo se encuentran entre las personas que brindarán más y de la mejor información. Sin embargo, sacar a estas personas de sus tareas y obtener su opinión sobre los procesos o formas de trabajo no siempre es posible. Después de todo, ¿quién realizará el trabajo o la operación mientras otra parte realiza una lluvia de ideas e implementa mejoras?

Esta es la desafortunada situación en la que se encuentran muchos equipos: debido a que están demasiado ocupados para realizar mejoras, nunca mejoran las cosas que podrían aliviar parte de sus actividades. Entonces el ciclo de ineficiencia continúa.

Para superar los desafíos de tener demasiado trabajo y no tener suficiente tiempo para dar un paso atrás, muchos equipos han descubierto que Kanban es un buen punto de partida. El Tablero Kanban ofrece un enfoque sistemático para identificar oportunidades para mejorar la eficiencia. Además, Kanban es una práctica, por lo que los equipos pueden aprovechar sus principios en su trabajo diario en lugar de tener que dejar lo que están haciendo para enfocarse en una nueva iniciativa de mejora. Cuando un equipo práctica Kanban para identificar oportunidades, pueden usar sus métodos comprobados para inventar e implementar sus propias soluciones únicas.

Raíces del Tablero Kanban

Kanban, o el sistema de pedidos de Kanban, se originó en el área de Lean Manufacturing o en las áreas de manufactura de las organizaciones, rápidamente creció en popularidad a medida que los trabajadores del conocimiento adoptaron la técnica para reducir los costos y mantenerse al día con las demandas cada vez mayores de sus clientes. En la actualidad, existen miles de empresas en todo tipo de industrias que utilizan el método Kanban de mejora continua, inspirado en el uso innovador de Toyota del sistema de pedidos Kanban.

Kanban para desarrollo de software

Debido a su afiliación con el desarrollo Agile, Kanban se ha convertido en una herramienta popular para los equipos de desarrollo de software. Kanban es diferente de otras metodologías de gestión de proyectos, como Scrum, Extreme Programming (XP) o el enfoque de Waterfall, ya que no utiliza iteraciones con recuadros de tiempo. Una iteración en un recuadro de tiempo es un período de tiempo establecido en el que se debe completar una fase del proyecto. En cambio, el sistema Kanban depende de la entrega continua de productos que están orientados a satisfacer las expectativas de los clientes.

Un beneficio de la práctica de Kanban es que, si las expectativas del cliente no se cumplen, un equipo tiene múltiples oportunidades para orientar las correcciones del curso durante las iteraciones. Kanban se basa en el trabajo iterativo, o trabajo que se realiza en segmentos pequeños a fin de reducir la cantidad de reelaboración en caso de producirse algún cambio. Por esta razón, los clientes de un equipo que practica Kanban pueden proporcionar retroalimentación honesta y solicitar cambios durante una iteración en particular mientras se preserva el cronograma y se mantiene el presupuesto bajo control.

¿Qué es un Tablero Kanban?

Un Tablero Kanban es un sistema de programación de trabajo que maximiza la productividad de un equipo al reducir el tiempo de inactividad. El tiempo de inactividad puede ocurrir dentro de cualquier proceso, flujo de trabajo o procedimiento, y generalmente se puede remontar a oportunidades dentro del proceso mismo. Pero, ¿cómo puede un equipo medir el tiempo de inactividad y rastrearlo hasta un lapso en proceso?

Las herramientas de Kanban ayudan a maximizar el tiempo y los recursos

Una buena herramienta de Kanban ayuda mucho a los equipos a comprender cómo se está gastando su tiempo. La mayoría de las herramientas kanban en línea proporcionan datos de seguimiento y productividad que ayudan a las personas a identificar fácilmente las áreas problemáticas. Una vez que tengan una mejor idea de dónde radican los problemas, los equipos pueden comenzar a desarrollar soluciones para esos problemas. Tal vez un miembro del equipo está severamente sobrecargado de trabajo, mientras que otro no tiene suficiente para llenar su día. En este caso, un gerente ayudaría a delegar tareas a los miembros del equipo con más ancho de banda, aliviando la presión del individuo con exceso de trabajo y eliminando el impedimento para todo el equipo.

Otra forma en que un Tablero Kanban ayuda a maximizar los recursos radica en la capacidad de entregar continuamente productos mientras se mejora continuamente el proceso requerido para llegar allí. Los equipos de desarrollo de software, los equipos de contabilidad, los equipos financieros y hasta las agencias creativas han adoptado el uso del Tablero Kanban, a pesar de su falta de énfasis en las fechas de vencimiento. Al ofrecer productos de forma continua, los clientes obtienen los beneficios de utilizar esos productos antes y la posibilidad de realizar modificaciones en función de la nueva información disponible desde el inicio de la última fase del proyecto.

Debido a que los principios de Kanban pueden no ajustarse exactamente a las necesidades de todas las organizaciones, algunos equipos Lean / Agile utilizan una combinación de métodos junto con otras metodologías, como Agile Scrum y Extreme Programming (XP), mientras buscan entregar productos que satisfagan el negocio. requisitos y superar las expectativas en el tiempo que lleva entregar.

Mientras que algunos equipos de Scrum y XP siguen procesos más específicos que implican su propio conjunto de técnicas de gestión de proyectos, todos los miembros del equipo pueden beneficiarse del uso de una tarjeta kanban para comunicar visualmente información que de otra manera sería difícil de procesar, comprender o retener. No solo los datos visuales son más fáciles de comprender, sino que también permiten una cierta cantidad de creatividad e innovación necesaria para gran parte del trabajo de conocimiento que se realiza hoy en día.

Ventajas de usar el Tablero Kanban

El uso del sistema Kanban tiene muchas ventajas como una forma de administrar el trabajo, que incluye:

  • Flexibilidad
  • Centrarse en la entrega continua
  • Reducción del trabajo perdido / tiempo perdido
  • Productividad incrementada
  • Eficiencia incrementada
  • La capacidad de los miembros del equipo para enfocarse

Primero, Kanban es flexible. No hay duraciones de fase prescritas, y las prioridades se reevaluan constantemente en función de la información más reciente. Otra ventaja de usar Kanban es el enfoque en la entrega continua. Al entregar pequeñas porciones de un proyecto de forma continua al cliente, los equipos tienen múltiples oportunidades para sincronizar futuras iteraciones con los requisitos empresariales actualizados. De esta forma, los equipos pueden asegurarse de que están entregando exactamente lo que quiere el cliente.

Los ciclos iterativos y la mejora continua son técnicas que brindan el máximo valor al cliente, mientras que los enfoques de tiempo que implican esperar hasta el final de un proyecto para que los clientes proporcionen cambios de retroalimentación / solicitud pueden abrir las puertas a mayores costos de proyecto. Se puede encontrar un escenario común en equipos que usan un enfoque de tiempo. Después de esperar semanas o incluso meses para ver un prototipo en funcionamiento, el cliente encuentra que el producto falta de alguna manera. Para el equipo de software, esto significa retroceder y deshacer (o tal vez desechar) el valor de semanas de trabajo, un lugar frustrante para ser un desarrollador. Para el cliente, esto significa más costo y un sabor amargo, dejándolos con poco apetito para asumir otro proyecto en el corto plazo.

Otras ventajas de usar Kanban giran en torno a la productividad y la eficiencia, dos conceptos que también se relacionan con la reducción de desechos. El sistema Kanban se enfoca en la reducción de desechos en todas sus formas: sobreproducción, movimientos innecesarios, defectos, sobre procesamiento y espera. En términos de desarrollo de software y gestión de proyectos, los residuos pueden considerarse como:

 

  • Trabajo que no es necesario
  • Trabajo que es incorrecto
  • Tiempo dedicado a hacer el trabajo incorrecto (trabajo que tiene menos valor), en lugar de enfocarse en el trabajo con más valor

Cuando se eliminan los residuos de un proceso, proyecto o flujo de trabajo, la productividad aumenta, las personas pueden enfocarse más en el trabajo que importa y se mejora la eficiencia en la forma en que las personas administran su tiempo y en la forma en que hacen su trabajo. Finalmente, cuando el trabajo se vuelve a priorizar adecuadamente según sea necesario y se lo comunica visualmente utilizando un sistema kanban o un tablero de tareas, un individuo no tiene que cuestionar en qué debería trabajar a continuación. En cambio, el miembro del equipo saca la siguiente tarjeta kanban de la parte superior de la cola sin perder tiempo considerando qué tarea sacar.

Exploremos el concepto de tareas “tirando” con más detalle.

El sistema Kanban Pull

Kanban se considera un sistema de extracción. En un sistema de extracción, los elementos de trabajo son llevados a la cola por las personas que realizan el trabajo a medida que completan las tareas en orden de prioridad. El sistema de pedidos de Kanban permite la entrega del trabajo a medida que está disponible y como parte de un Minimum Viable Product (MVP) que a veces se define en los requisitos del negocio. Otro término para Minimum Viable Product (MVP) es Minimum Marketable Features (MMF), un término utilizado para describir el trabajo que se puede entregar que cumple con los requisitos del negocio sin excederlos. De esta forma, la cantidad de trabajo desperdiciado se minimiza al entregar el producto como se especifica en los requisitos comerciales del cliente.

Características mínimas negociables y Kanban

Los Minimum Marketable Features cumplen con los requisitos imprescindibles para lanzar el producto, aunque algunas de las funciones “agradables para tener” no se incluyan en el primer lanzamiento. Aunque la filosofía de MMF puede parecer contradictoria, les permite a los equipos ahorrar tiempo al enfocarse en las cosas que realmente importan (entregas que tienen el mayor valor para el cliente), en lugar de permitir cosas que no importan tanto (campanas y silbatos, buenos para tener) para interponerse en el camino. El concepto de MMF también es beneficioso para mantener el alcance de un proyecto bajo control. El alcance lento es un fenómeno que ocurre cuando un proyecto aumenta gradualmente en alcance o tamaño y es causado por la adición de nuevos requisitos comerciales (nueva funcionalidad, características mejoradas y otros cambios que afectan el cronograma del proyecto) que no formaban parte de los requisitos originales.

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