¿Cómo hacer una planeación de proyecto? - KZI Kaizenia
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¿Cómo hacer una planeación de proyecto?

¿Cuántas veces has hecho la planeación de un proyecto y no obtienes los resultados que buscabas? quizá planeas un proyecto pero no sigues lo pasos que determinaste o tal vez simplemente no sabes cómo planear tus proyectos. En ocasiones no realizamos las actividades al cien por ciento que se planearon para un proyecto.

Sabemos que la gestión de los proyectos lleva su tiempo, se vuelve tedioso, complicado, cansado y te llegas a preguntar, ¿Por dónde empiezo?

Muchas veces planeamos de más o creemos que la planeación de un proyecto lo es todo. Lo que verdaderamente se debe planear es la visión así la solución que vamos a dar respecto al producto o servicio de un proyecto.

La planeación de un proyecto debe implementar y se puede ir modificando a lo largo del proyecto. No importa si son proyectos cortos o proyectos largos

En este blog te daremos los pasos a seguir para que la planeación de tu proyecto la lleves acabo.

Como primer punto recordemos que un proyecto es un documento en el que se planifican una serie de actividades de cualquier tipo con el fin de alcanzar determinados resultados y objetivos. Es decir, la planificación del proyecto te indica como llevarlo a cabo.

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A continuación, te daremos unos pasos para realizar la planeación de un proyecto

Paso 1
Análisis del proyecto:

En esta fase se realiza un diagnóstico de la relación entre el proyecto y el medio al que se dirige, fijando, su grado de durabilidad. Se define cuál es su razón de ser, qué necesidades de negocio tiene que cubrir y cuál es su vinculación con la estrategia de la empresa. Para ello, se necesita hacer una planificación a través de estimar los recursos necesarios que se van a utilizar. Todo con la finalidad de determinar si el producto o servicio del proyecto puede ser entregado para la fecha de finalización y dentro del presupuesto que la organización estableció.

Paso 2
Definición de objetivos:

Aquí se establecen los objetivos. Se da una respuesta a lo que busca la empresa con el proyecto, para qué lo lleva a cabo, dentro de qué valores y principios lo enmarca y qué resultados espera. Los objetivos ayudan a centralizar toda la información que se genera en torno al plan.

Paso 3
Definición del alcance:

En esta etapa se definirán cada una de las tareas y actividades en que se divide el proyecto y las prioridades para su realización, así como la distribución de responsabilidades entre todos los participantes.

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Paso 4
Identificación de recursos:

En esta fase, los encargados del plan establecen las herramientas, instrumentos y medios con los que cuentan para la ejecución del proyecto. Incluye los financieros, humanos, materiales y tecnológicos, necesarios para realizar las actividades y tareas definidas. Es una buena técnica para determinar los puntos débiles de un proceso, los riesgos que podrían afectar y como gestionarlos.

Paso 5
Plan de trabajo:

Se determinan las fechas, los plazos de ejecución, las labores que se llevarán a cabo y las estrategias que se pondrán en marcha. Se debe detallar cómo se ejecutará, controlará y cerrará el proyecto. Esto se hace elaborando el presupuesto, el cronograma, el procedimiento de gestión de cambios, las métricas y controles, el plan de comunicación, el plan de gestión de los recursos humanos, el plan de gestión de riesgos y el plan de involucramiento de las partes interesadas.

Planear no es una opción, es una obligación. Gestión de proyectos con Agile-Scrum.

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Paso 6
Revisión del plan en marcha:

Durante la ejecución del proyecto, puede que sea necesario replanificar algunos de los elementos del plan de trabajo buscando la mejora de la información y sobre todo del proyecto.

Paso 7
Valoración de los resultados:

Se responde a la pregunta de si ¿se han cumplido los objetivos iniciales? Lo más habitual es que se elabore un documento que recoja las principales conclusiones del proyecto, viendo que fue lo que se cumplió, como fue el alcance, cuáles fueron las fallas, que se puede mejorar, tanto en actividades y recursos.

Como ves la planeación es indispensable para pasar a la acción de un proyecto. Si realizas una planificación tienes posibilidades de éxito y sobre todo si llevas acabo los pasos. Aquí puedes descargar una plantilla para realizar la gestión de proyectos. 

Recuerda que si las organizaciones quieren seguir adelante con sus productos o servicios es primordial planear para llevar un camino y saber por dónde vas, de nada sirve hacer las cosas por hacer, el solo accionar es como si fueras con una venda en los ojos y te puede llevar a tener problemas, algunos casi sin poder resolver.

Por ello es preciso concientizarnos y realizar todos los esfuerzos y gestiones que sean necesarios para involucrar la planeación dentro de nuestra cultura corporativa. Se puede decir que la planeación es una guía de las acciones a cumplir, enfocadas hacia el logro de nuestros objetivos corporativos de posicionamiento, crecimiento y visión.

También estamos consientes que planear no es fácil, pero si eres un Scrum Master conoces todas las técnicas para realizar una planeación en corto tiempo, la cual te va a dar los resultados que buscas a los cambios que realizaste para resolver tus problemas de servicios o producto.

Entra a nuestro webinar sobre: Cómo aplicar scrum paso a paso, el cual te seguirá ayudando a que aprendas como planear proyectos. 

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