Al iniciar un nuevo negocio o proyecto por parte de las empresas o PyMES, muchas veces no queda claro el por qué se realiza. Es importante que una organización lleve a cabo una adecuada justificación del negocio y elabore una declaración de la visión del proyecto para visualizar si es viable antes de que dar inicio a dicho proyecto.
La justificación del negocio ayuda a que las personas involucradas tomen decisiones y puedan entender la necesidad de cambio que existe en un producto o servicio. En la metodología ágil de proyectos Scrum, la justificación del negocio para proyectos sirve para que el Scrum Product Owner como figura clave de la metodología, elabore una lista priorizada de los pendientes a desarrollarse tomando en cuenta las expectativas del cliente y de los socios. Por lo tanto, en la justificación del negocio puede aplicarse la metodología Scrum para lo siguiente:
- Carteras, programas y/o proyectos en cualquier industria
- Productos, servicios o cualquier otro resultado que se les entregará a los socios
- Proyectos de cualquier tamaño o complejidad.
Para empresarios, líderes de proyectos o personas interesadas en crear su PyME o Startup crear la justificación de su negocio demuestra las razones del por qué emprender dicho proyecto. Para ello es necesario responder a la siguiente pregunta, ¿Por qué es necesario este negocio o proyecto en este tiempo?, una vez que se responda y se defina se podrá percatar de que la justificación es lo que impulsa todas las decisiones relacionadas al proyecto. Por lo tanto, es importante realizar evaluaciones para ver la viabilidad del proyecto antes de comprometerse con inversiones o gastos no solo en las etapas iniciales, sino también a lo largo de un proyecto.
Cuando las cosas no van bien lo más recomendable es que el proyecto que se esté realizando sede por terminado, no sin antes ser escalada la decisión por los líderes de proyecto hasta los socios, sponsors o propietarios del negocio.
Factores que se utilizan para determinar la justificación del negocio
Existen numerosos factores que un propietario del producto debe tomar en cuenta para determinar la justificación del negocio de un proyecto. Los siguientes son algunos de los factores más importantes:
- Razonamiento del proyecto
El razonamiento del proyecto incluye todos los factores que este requiere, ya sean positivos, negativos, elegidos o no (por ejemplo: capacidad inadecuada para cumplir con la demanda actual y la demanda prevista, la disminución en la satisfacción del cliente, baja utilidad, requerimientos legales, etc.).
- Necesidades del negocio
Las necesidades del negocio son aquellos resultados del negocio que se espera que cumpla el proyecto, tal como se documenta en la declaración de visión del proyecto.
- Beneficios del proyecto
Los beneficios del proyecto incluyen todas las mejoras cuantificables de un producto, servicio o resultado que se pudieran obtener durante la conclusión satisfactoria de un proyecto.
- Costo de oportunidad
El costo de oportunidad es el valor de la siguiente mejor opción de negocio o proyecto que fue descartada en favor del proyecto seleccionado.
- Riesgos mayores
Los riesgos incluyen eventos inciertos o no planeados que pudieran afectar la viabilidad y el posible éxito del proyecto.
- Escalas de tiempo del proyecto (Project Timescales)
Las escalas de tiempo reflejan la duración de un proyecto y el tiempo durante el cual se obtendrán los beneficios del mismo.
- Costos del proyecto
Los costos del proyecto son las inversiones y demás costos de desarrollo en un proyecto.