La tecnología de la información (TI) es la aplicación de ordenadores y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos, con frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas. Por lo cual, existe la planeación con proyectos TI, el cual es el proceso de planear, organizar y delimitar las responsabilidades para realizar las metas específicas de TI de una organización.
Siempre se plantean los beneficios esperados como resultado de la implementación de la tecnología. A los beneficios esperados, se les agregan los costos y tiempos proyectados para predecir el retorno sobre la inversión del proyecto.
Esta gestión es muy importante porque se hacen también los proyectos para adquirir tecnologías. Pero es importante tener en cuenta que, cuando termina el proyecto, hay que verificar el grado de satisfacción de los objetivos iniciales, la duración del proyecto, los costos y los beneficios, ya que no siempre son obvios y casi nunca son inmediatos.
La gestión de proyectos TI cuenta con tres características fundamentales:
- Temporalidad limitada: todo proyecto TI debe tener un inicio y un fin claro, no se puede pasar del tiempo establecido.
- Objetivo claro: ¿Qué es lo que estás buscando exactamente? ¿Cuál es el resultado que quieres tener? Esto debe ser claro antes de iniciar el proyecto para saber que en se va a trabajar.
- Paso a paso: el proyecto debe ir creándose paso a paso, construido poco a poco para no perder en enfoque al que se quiere llegar.
Entra a nuestro blog sobre ¿Cómo hacer una planeación de proyecto? para saber cuales son los pasos a seguir al gestionar.
Para lograr una buena gestión de proyectos TI se debe incluir:
- Supervisión de proyectos de desarrollo sofware.
- Instalaciones de hardware.
- Actualizaciones de red.
- Gestión de datos.
- Análisis de negocios.
- Implementar servicios de TI.
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Para llevar a cabo el ciclo de planeación de un proyecto se deben tener en cuenta fases, las cuales son:
Fase Inicial
Fase conceptual:
Es la etapa donde se identifica el objetivo del proyecto, necesidad o problema, nace la idea, se formula el proyecto al analizar los puntos clave, se toma la decisión favorable de iniciar actividades del proyecto, se establecen las metas, se hacen los principales nombramientos y donde el director del proyecto es asignado al proyecto.
Fases Intermedias
Fase organizacional:
Contempla el período de planificar e idear la mejor forma de hacer realidad lo planteado en la fase conceptual. el director del proyecto y el equipo del proyecto trabajan en conjunto para llegar a una conclusión exitosa del proyecto. Se diseña la organización, se buscan los recursos, se hace el plan maestro y detallado de actividades.
Fase ejecutiva:
Una vez que se ha creado el plan del proyecto, el equipo busca ejecutar el plan de proyecto para crear los entregables.
Conforme el proyecto es ejecutado por el equipo, el director del proyecto monitorea y controla el trabajo para evaluar los factores de tiempo, costo, alcance, calidad, riesgo el desarrollo de los programas, la construcción de las instalaciones, las pruebas, las entregas y otros relacionados. El seguimiento y control es también un proceso continuo para asegurar que el proyecto alcanza las metas para cada objetivo del proyecto.
Fase Final
Fase de completación:
Al final de cada fase y al final de todo el proyecto, el cierre del proyecto garantiza que todo el trabajo se ha completado y es aprobado. Es el período donde se terminan las actividades y se cierran los contratos. Finalmente se transfiere la propiedad del equipo, del proyecto, los recursos y compromisos a otras organizaciones, se hace la puesta en marcha.
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Estas fases del proyecto generalmente definen el trabajo técnico que se debe realizar, cuando se deben generar los productos entregables en cada fase, como se revisa, verifica y valida cada producto entregable. También saber quiénes están involucrados en cada fase, así como controlar y aprobar cada fase.
Pero existen algunos factores que pueden afectar negativamente el éxito de un proyecto de TI, los cuales incluyen avances en la tecnología durante la ejecución del proyecto, cambios a la infraestructura que impactan la seguridad y la gestión de datos, relaciones de dependencia desconocidas entre hardware, software, la infraestructura de red y los datos.
También puede ocurrir que durante la gestión de un proyecto TI un avance de la tecnología de forma imprevista nos cause un problema, así que deberemos solventarlo sobre la marcha.
Estos puntos se deben tener en cuenta para que no existan y obtener los resultados deseados que se planearon.
Para resolver estos problemas y ayudar a la planificación de tu proyecto es importante trabajar con un marco de trabajo, no existe uno que seas cien por ciento perfecto, siempre cambiará según las necesidades del proyecto que tengamos entre manos y los aspectos que sean de mayor importancia en cada uno. Optar por una marco ágil está muy bien, pero antes de ello debes entender si los requerimientos cambiarán de manera frecuente, si los usuarios se involucrarán desde el principio y si existirán entregas parciales.
Comúnmente el departamento de TI trabaja con metodologías tradicionales y ágiles como Scrum o Kanban. Al decidir por Scrum se debe considerar si el trabajo es mayormente panificable, si está definiendo un producto o servicio nuevo, si el equipo estará altamente dedicado y si existirá un Product Owner. Todo esto lo puedes saber a la perfección si eres un Scrum Master y si cuentas con el conocimiento, manejo de herramientas y forma de trabajo tendrás mejores resultados al realizar tu planeación de proyectos TI.
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