¿Qué son las 5’s y cómo pueden ayudarte?

Las 5’s es una técnica de gestión de origen Japonés que se basa en 5 fases, cada fase comienza con la letra “S” por su nombre en japonés.

Seiri (eliminar), 

Seiton (ordenar)

Seiso (Limpiar)

Seiketsu (Estandarizar)

Shitsuke (disciplina)

Los principios en los que se basa el 5’s quizás sean los más fáciles de entender dentro del pensamiento Lean, y además posiblemente sea la herramienta menos costosa de implementar hablando económicamente.

Hiroyuki Hirano se le puede considerar el padre de esta técnica.

¿Por qué las 5’s?

Es una técnica que se  puede aplicar no solo en el ámbito empresarial, sino también en el hogar y en lo personal.

Su aplicación mejora los niveles de:

  1. Calidad.
  2. Eliminación de Tiempos Muertos.
  3. Reducción de Costos.

La aplicación  de esta técnica requiere un gran compromiso por parte de la alta dirección y de todas las partes involucradas dentro del proceso.

¿Cuáles son los objetivos principales de la técnica 5’s?

Reducir movimientos innecesarios en el flujo de trabajo.

Reducir accidentes en el entorno laboral.

Fomentar el orden y disciplina en el área de trabajo

Estandarizar instrucciones en las áreas de trabajo

Fases de los 5 ‘s

  1. SEIRI – ELIMINAR

Seiri significa clasificar y eliminar del puesto de trabajo los elementos innecesarios para poder realizar la tarea asignada al puesto de trabajo. Por lo que hay que separar lo necesario de lo prescindible para evitar posibles despilfarros:

Espacio

Transportes innecesarios

Menor inventario

Tiempo para encontrar útiles

Para cada herramienta hay que preguntarse si es útil o no, y además si es útil ahora o en el futuro.

Podemos encontrar como beneficios inmediatos de la fase Seiri los siguientes:

*Aumento de espacio

*Organización de los recursos, y minimización de tiempos de procesos.

*Aumento en seguridad laboral.

Para poder aplicar correctamente esta fase responda las preguntas:

¿Qué debemos tirar?

¿Qué debe ser guardado?

¿Qué puede ser útil para otra persona u otro departamento?

¿Qué deberíamos reparar?

¿Qué debemos vender?

  1. SEITON – ORDENAR

Seiton consiste en establecer un orden u organización para los recursos necesarios del proceso productivo. El objetivo es disminuir el tiempo en encontrar los recursos.

La implantación de Seiton implica la delimitación de cada área de trabajo y de las comunicaciones entre ellas y a su vez definir el sitio específico para cada cosa.

Básicamente Seiton consiste en especificar y documentar donde se usa y se almacena cada elemento (facilitar y ‘automatizar’ la localización de los recursos en función de su uso). Se trata de encontrar una localización óptima en función de dónde se utiliza, la frecuencia, y la dificultad de su manipulación y mantenimiento.

Con esta fase se consigue entre otras cosas una mayor accesibilidad a los elementos necesarios, mejora en la seguridad de la empresa, aumento de la productividad.

Para poder aplicar correctamente esta fase responda las preguntas:

¿Es posible reducir el stock de esta cosa?

¿Esto es necesario que esté a mano?

¿Todos llamaremos a esto con el mismo nombre?

¿Cuál es el mejor lugar para cada cosa?

  1. SEISO – LIMPIEZA E INSPECCIÓN

La fase Seiso implica limpiar e inspeccionar el entorno en busca de defectos. Se trata de anticipar el defecto o la falla.

La aplicación de esta fase implica la asunción de la limpieza como una de las tareas más a realizar, como algo imprescindible y enfocándolo desde un punto de vista del mantenimiento preventivo del recurso, con lo cual no basta con mantener limpio, sino que además sin fallos o defectos. Hay que usar la limpieza como herramienta para detectar posibles fallos o averías. Las soluciones a los defectos deben ser definitivas.

Los beneficios de Seiso son muy parecidos a la aplicación de una correcta política de mantenimiento preventivo, y son básicamente el incremento del tiempo entre averías (reducción del número de averías) y decremento del riesgo de accidentes laborales.

Para poder aplicar correctamente esta fase responda las preguntas sobre limpieza:

¿Cree que realmente puede considerarse como “Limpio”?

¿Cómo cree que podría mantenerlo Limpio siempre?

¿Qué utensilios, tiempo o recursos necesitaría para ello?

¿Qué cree que mejoraría el grado de Limpieza?

4.    SEIKETSU – ESTANDARIZAR

La cuarta fase consiste en estandarizar lo conseguido en las fases anteriores para que los beneficios se prolonguen en el tiempo. Se trata de estandarizar determinadas acciones o procesos mejoradas en los apartados anteriores.

La manera óptima de desarrollar esta fase es mediante la elaboración de instrucciones técnicas a modo de esquema, que permitan de manera rápida consultar cómo hacer determinada tarea.

Para que dicha estandarización tenga éxito y dure en el tiempo hay que tener en cuenta que hay que las tareas derivadas de los 5’s se deben asignar de manera concreta a cada colaborador.

Estas actividades se deben tratar como parte del proceso productivo, y no como una acción nueva o extra y hay que hacer seguimiento continuo y de manera medible de las acciones realizadas.

Para poder aplicar correctamente esta fase responda las preguntas:

¿Qué tipo de carteles, avisos, advertencias, procedimientos cree que faltan?

¿Los que ya existen son adecuados? ¿Proporcionan seguridad e higiene?

En general ¿Calificaría su entorno de trabajo como motivador y confortable?

En caso negativo ¿Cómo podría colaborar para que si lo fuera?

5.    SHITSUKE – DISCIPLINA

Shitsuke significa disciplina. El objetivo de esta fase es hacer que las acciones derivadas de las fases anteriores se automaticen y se convierta en una acción más del proceso productivo.

En suma se trata de la mejora alcanzada con las 4 S anteriores se convierta en una rutina, en una práctica mas de nuestros quehaceres. Es el crecimiento a nivel humano y personal a nivel de autodisciplina y autosatisfacción.

Es muy importante considerar que la implementación de proyectos de 5’s deben ser cortos de tiempo, medibles y replicables.

Las mejoras visuales son muy notables, lo que provoca inmediatamente que los resultados se noten de manera gráfica y  se fomente un entorno de mejora continua.

Aprender aplicar 5’s dentro de tu organización.